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在适用范围上的错误

1、有些档案工作者认为《规则》不仅适用于文书文件材料的整理，而且还适用于专门文件材料的整理；2、不少档案工作者认为不具备立卷改革知识的单位也可以进行立卷改革；3、有些档案馆工作者认为某些已进档案馆的零散档案文件也应按新方法进行整理。以上错误原因在于不了解专门档案的***性、科技档案的成套性等内在规律；不了解《规则》实施时间是2001年1月1日，而对以前形成的归档文件则采用传统立卷方法进行整理。

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帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件，通常成为档案归档案不全的主要原因。总结档案网论坛精品贴之帐外文件的种类：

（1）本******和有关部门负责人参加上级***召开的会议带回的文件材料，尤其是本******在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。

（2）代上级***拟稿并被采用的文件定稿和印本。

（3）上级***批转、转发本***的文件。

（4）***、省、市和上级******视察、检查本***、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

（5）本***召开的***、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政***（如局长）办公会、工作会议、***会议等形成的会议记录、纪要、简报、讲话稿等文件材料。以及***班子民主生活会报告（一年两次）

（6）本***各种基础数字统计报表和分析材料。

（7）***干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。

（8）***干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。

（9）本***目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。

（10）本***各级党***在工作活动中形成的文件材料。

（11）本***干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）

（12）本***制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

1、选择的分类标准交叉。如在选择分类方案时，既使用“机构”，又使用“问题”标准（如综合类、业务一科、业务二科等，其中的“综合类”为“问题”标准，“业务一科”等为“机构”标准）。按这种方法设置的类目整理归档文件，容易造成文件材料的分散，影响检全率。

2、在编制分类方案时，设“会议类”（如按“机构”设置办公室、业务一科、业务二科等类目，在办公室类下设置会议类；按“问题”设置党群类、行政类、业务类，在行政类下设会议类）。按这种分类方案对文件归类时，必然致使业务一科或业务类的业务会议文件材料归到办公室或行政类的会议类中，从而***了业务机构或类目中归档文件的完整性。

3、采用级次分类法，收文、发文分类法，文号分类法进行分类。《规则》规定，归档文件材料采用年度、机构或问题、保管期限这些标准进行分类。采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法都没有执行***统一的分类标准，没有体现归档文件间的历史联系及形成规律，没有反映归档文件的内容，从而造成检索上和存取上的困难。

4、当采用机构分类标准时，防火防磁柜，完全按归档文件署名的责任者归类，如署名为办公室的属业务一科职能的归档文件归入办公室。这种错误的原因主要是不了解现行文书处理办法中规定发文部门只能以本单位党、政***、文秘部门名义、而不能以其他以其他业务部门名义。因此，业务部门的业务文件只能以整个***或文秘部门名义制发。为了保持业务部门的完整性，增加业务部门归档文件的检全率，应将以办公室名义制发的属业务部门职能的归档文件归入业务部门。

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